ФИНАНС АУДИТ

Декабрь – время утверждения графика отпусков на 2024 год

График отпусков составляют ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала будущего года. Если последний день срока приходится на нерабочий день (выходные), то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ч.4 Ст.14 ТК РФ), поэтому в этом году график отпусков на следующий 2024 год необходимо утвердить до 18 декабря 2023 года.

График отпусков – это документ, который устанавливает очередность оплачиваемых отпусков в календарном году для всех сотрудников, которые на момент его составления, работают по трудовому договору (ст. 123 ТК РФ).

Основные ошибки при составлении графика отпусков:

1. Утвердили график отпусков позднее срока. (в 2023 году -18 декабря)
   Если утвердить график позже указанного срока, работодателя может оштрафовать ГИТ на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
2. Не всех работников включили в график отпусков:
   Включайте в график отпусков всех сотрудников, которые на момент его составления работают по трудовому договору, даже тех, кто уже написал заявление на увольнение — ведь заявление можно отозвать и в день расторжения договора. В график включают и тех сотрудников, которые трудятся по срочному трудовому договору (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395),а также сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком.
   Работников, работающих дистанционно, тоже необходимо включать в график.
   Работники, с которыми заключены договора ГПХ не подпадают под нормы трудового законодательства, соответственно в график отпусков их включать не нужно.
3. Разделили отпуск на части без согласования с работником:
   Разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части можно только по заявлению работника (определение 7 КСОЮ от 02.05.2023 по делу № 88-7640/2023, 2-5884/2022). При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.(Ст.125 ТК РФ) Количество частей на которые будет разделен отпуск отражается в графике отпусков.
4. Не все отпуска запланировали
   В график включаются все отпуска как основной, так и дополнительные (например за работу во вредных условиях труда).
   Остатки отпусков за предыдущие периоды работы не сгорают и сохраняются за работниками, их надо учесть в графике отпусков на 2024 год, сотрудники должны использовали отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Надо также учесть что нельзя переносить неиспользованный отпуск на следующий рабочий год несовершеннолетним и сотрудникам, которые работают во вредных или опасных условиях труда — это запрещено законом.
5. При составлении графика не учли сотрудников, имеющих льготы:
   Сотрудники, имеющие право претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению в удобное для них время до истечения шести месяцев непрерывной работы:
   • Беременные перед или после отпуска по беременности и родам (Ст.260 ТК РФ);
   • Сотрудники, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (Ст.123 ТК РФ);
   • Сотрудники, в возрасте до 18 лет (Ст.267 ТК РФ);
   • Сотрудники, усыновившие ребенка или детей до трех месяцев (Ст.122 ТК РФ);
   • Родители, в том числе приемные, опекуны или попечители, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (Ст. 262.1 ТК РФ);
   • Сотрудники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 лет (Ст.262.2 ТК РФ);
   • Сотрудники, работающие по совместительству одновременно с отпуском на основной работе (Ст.286 ТК РФ);
   • Сотрудники, имеющие троих и более детей до 12 лет (Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ);
   • Сотрудники, призванные на военную службу по мобилизации или поступивших на военную службу по контракту либо заключивших контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ, имеют право на отпуск в удобное для них время в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора (Ч. 9 ст. 351.7 ТК РФ);
   • Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», супруги военнослужащих.
6. Не согласовали график отпусков с профсоюзом
   График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней.
7. График отпусков подписал не уполномоченный сотрудник.

График отпусков должен подписать руководитель предприятия. Для подписания графика другим уполномоченным лицом нужна доверенность.
После утверждения графика отпусков руководителем надо ознакомить с ним работником под подпись. Довольно часто за отсутствие подписей сотрудников, работодателя штрафуют.
После утверждения, график отпусков – обязателен как для работодателя, так и для работника.
График отпусков должен храниться в организации три года.